Verbinding maken

Tijdens een vrijblijvend intakegesprek maken we kennis met elkaar. Ik luister naar uw ambities en denk kritisch mee. Zo komen we samen tot de kern van het project.

Ik vraag door om uw ambities scherp en realistisch te krijgen en om te toetsen of de verwachte uitkomst van de ambitie ook daadwerkelijk toegevoegde waarde heeft. Een vraag die ik daarom graag stel is: hoe ziet de wereld eruit als deze ambitie is bereikt?

Uitgangspunten vaststellen

Behouden en benutten van wat goed gaat en het verbeteren van dat wat beter moet en kan, daar sta ik voor. Samen stellen we vast waar kansen liggen waardoor medewerkers, teams en afdelingen beter kunnen presteren. Dit worden de uitgangspunten van het project of het traject.

Bij HISWA en Lumens Groep heb ik in korte tijd een inventarisatie gemaakt van zowel de kwaliteiten als de knelpunten van de processen en de managementinformatie. Hierdoor werd snel zichtbaar waar de kracht lag binnen de organisaties en waar de kwetsbaarheden.

Deze inventarisatie, samengevat in een eenvoudige tabel, heb ik besproken met het management. Door dit overzicht kon de opdrachtgever prioriteiten stellen en keuzes maken voor het vervolgtraject waarin ik samen met het management en de medewerkers een aantal procesverbeteringen heb doorgevoerd en waarin ik ervoor heb gezorgd dat de gewenste sturingsinformatie beschikbaar kwam.

Denkkracht aanspreken

Ik maak zoveel mogelijk gebruik van de kennis en denkkracht die aanwezig is binnen uw organisatie en ga er vanuit dat ideeën en oplossingen vaak al aanwezig zijn binnen uw organisatie. Mijn rol in deze fase definieer ik als het stimuleren van het oplossend vermogen van de mensen in uw organisatie en het vasthouden van de focus van het project.

In een project voor de gemeente Helmond rondom informatiebeveiliging betekende dit dat ik met kleine groepen medewerkers aan de slag ben gegaan om ideeën te verzamelen en deze samen uit te werken met als doel het voorbereiden van applicatiebeheer voor de komende jaren. De medewerkers hadden veel bruikbare ideeën, die goed pasten binnen de organisatie. Mijn rol was hier vooral het aanscherpen en toetsen van deze ideeën aan haalbaarheid en realiteit.

Op andere momenten binnen dit project, wanneer er bijvoorbeeld andere prioriteiten leken te zijn, was ik de stok achter de deur om aandacht en energie vast te houden voor het realiseren van het project.

Strategie bepalen

Elke organisatie is uniek en elk project is uniek. Toch zijn er ook veel overeenkomsten tussen de projecten die ik uitvoer. Graag deel ik mijn kennis en ervaring uit eerdere projecten en sluit ik aan bij de kennis en ervaring van uw organisatie. In overleg bepalen we de strategie voor het succesvol uitvoeren van het project.

Vaak werk ik met casussen en scenario’s, waardoor keuzemogelijkheden zichtbaar worden en kosten en baten effectief kunnen worden afgewogen. Bij HISWA was ik actief als adviseur AO/IC. Daar heeft het management op deze manier voor alle processen besloten welke informatie er maandelijks of per kwartaal zichtbaar moest worden en wat dat mocht kosten, qua inspanning en uitgaven. De vraag die ik vaak heb gesteld, is of de gewenste informatie alleen leuk was om te weten of noodzakelijk was om te sturen. Dit heeft ertoe geleid dat de hoeveelheid managementinformatie is afgenomen en de kwaliteit ervan is toegenomen.  

Mensgerichte aanpak

Ideeën bedenken en plannen maken werkt alleen wanneer een projectteam zich ook bewust blijft van het feit dat het succes vooral wordt bepaald door de mensen die deze ideeën en plannen gaan uitvoeren. Medewerkers op verschillende niveaus binnen de organisatie hebben verschillende belangen en drijfveren.

Ik richt mij daarom op het vertalen van organisatiedoelen naar aansprekende, concrete doelen voor verschillende teams en medewerkers. Zo wilde een managementteam risicomanagement implementeren, alleen vonden de verschillende teams binnen de organisatie het lastig om deze ambitie te vertalen naar hun dagelijkse werkzaamheden.

Ik ben met de teams op zoek gegaan naar wat risicomanagement voor hun afdeling zou betekenen. Zo vonden we dat risicomanagement voor een van de afdelingen kon worden vertaald in “klanttevredenheid”. Klanttevredenheid wordt onder andere bepaald door: de bereikbaarheid van de afdeling, toegang hebben tot de juiste data op het juiste moment en de juiste autorisaties hebben in de systemen om vragen van klanten goed te kunnen beantwoorden. Allemaal zaken die ook in het kader van risicomanagement een belangrijke rol speelden binnen deze organisatie.

Door deze vertaling te maken en aan te sluiten bij een van de bekende drijfveren, waren medewerkers en managers gemotiveerd om samen te werken aan risicomanagement.

Praktische uitkomsten

Uitkomsten moeten praktisch zijn:

  • Doeltreffende sturing door het management

  • Processen die werken

  • ICT die de processen ondersteunt

  • Efficiënte en effectieve managementinformatie

  • Management en medewerkers die processen kennen en uitdragen

In de rol van adviseur AO/IC bij HISWA en Dynamo sloot ik aan bij de bestaande functies en ICT. Samen met het management en de medewerkers heb ik gekeken naar de verbeterpunten die ofwel belangrijke knelpunten wegnamen, ofwel snel rendement opleverden. Door op deze manier te werken werden verbeteringen snel merkbaar voor alle lagen in de organisatie. Dit bevorderde het enthousiasme voor het project en zorgde voor de energie die nodig was om vervolgstappen te zetten.

Gedragen resultaten

Doordat ik nauw samenwerk met u en uw medewerkers en door gebruik te maken van de kennis en de denkkracht die aanwezig is binnen uw organisatie, ontstaan oplossingen met een breed draagvlak.

Met vertrouwen in de betrokkenheid van de medewerkers, implementeer ik daarom de vastgestelde processen, ICT en managementinformatie.

Voor de opdrachtgevers Go4it!, HISWA, Dynamo en de gemeente ’s-Hertogenbosch beschreef ik de processen in samenwerking met de betrokken medewerkers, vertaalde ik de processen in de ondersteunende applicaties, ontwierp ik in overleg met het management de benodigde sturingsinformatie en was ik nauw betrokken bij de implementatie van de processen. Deze klanten werken alle naar tevredenheid met de geïmplementeerde processen en managementinformatie.

Duurzaam betrokken

Een duurzame relatie met klanten onderhouden, betekent voor mij enerzijds het volgen van de ontwikkelingen bij klanten en het volgen van actualiteiten binnen markten en sectoren, zoals bijvoorbeeld veranderende wet- en regelgeving. Anderzijds betekent het klanten met elkaar in contact brengen en mijn netwerk ter beschikking stellen.

Zo heb ik medewerkers van de gemeente ’s-Hertogenbosch en de gemeente Helmond met elkaar kennis laten maken. Bij beide gemeentes was ik betrokken bij een project dat moest leiden tot het verbeteren van de managementinformatie. Bij de ene gemeente was al veel ervaring opgedaan met het ontwerpen en gebruiken van een cockpit voor het presenteren van managementinformatie. Bij de andere gemeente was zojuist een project gestart om de managementinformatie meer te structureren en aantrekkelijk te presenteren in de vorm van een cockpit. Door de medewerkers met elkaar kennis uit te laten wisselen leerden ze van elkaars ideeën en ervaringen en hoefde het wiel niet weer opnieuw te worden uitgevonden.

BvL Consultancy verbindt indien gewenst klanten en ervaringen en levert op deze manier extra toegevoegde waarde.